Этой статьей мы продолжаем обсуждение вопроса делегирования полномочий в бизнесе. Говорим мы о том как правильно передать права от Руководителя к наемным сотрудникам (тоже руководителям). Поэтому правильней для читателя будет сначала прочитать нашу первую статью «Делегировать…» и потом уже вернуться к этой.
Вспоминаю сейчас какое сильное впечатление на меня когда-то произвели слова основоположника американского автомобилестроения Форда, он же является основоположником конвейерной системы сборки. Он заявлял: «Если захотите понять насколько уверенное производство вы создали, то возьмите и покиньте свой кабинет на один месяц, а лучше даже на два». Заканчивал он так: «Если по вашему возвращению завод все еще будет работать, то это хорошо. А вот если он еще и увеличит прибыль хоть на один доллар, то это Отлично, а сами Вы Гений». Так вот, я раньше никогда даже и не задумывался о том, что эти слова имеют самое прямое отношение к искусству делегирования полномочий!
Правильно передать полномочия — делегировать, это нужно уметь
Этот вопрос изучают и совершенствуют, он базовый. Если делегировать (передать) безграмотно, то вся бизнес система может просто потерять управляемость. В большей степени это конечно же касается массовых производств, но и в относительно скромном бизнесе может тоже случиться бардак или даже полная анархия…
Норма управляемости
Эта норма в горизонтальной плоскости варьируется так: Если тип работы и задачи подчиненных штучные то Руководитель легко может держать под контролем от трех до пяти руководителей при этом еще и сам может быть вовлечен в трудовой процесс. А вот если характер работ однотипный, простой и результат ее легко просматривается в цифрах, то Руководитель может контролировать до пятнадцати подчиненных. Большее количество подчиненных изматывает Руководителя. Предлагаю всем владельцам частного бизнеса взять этот критерий за основу. В противном случае Вы рискуете потерять контроль и управляемость.
Кто и когда эту норму управляемости вывел
Франция,1933 год, консультант Грейкунас в своей работе просчитал эту механику. Расчет простой — руководитель кроме простых отношений с каждым подчиненным держит в голове отношения всех подчиненных между собой. В расчет берутся еще и все исполнители, ну или большая их часть. Только тогда весь производственный процесс у Вас под полным контролем! А если больше, то процесс переходит в хаос. Видимо это все же граница возможностей человеческого мозга.. Это все работает и сейчас.
С оговоркой на технический прогресс и применение ИИ совсем недавно, от этих расчетов можно конечно же дистанцироваться, но я бы не советовал. Просто потому, что это лично Ваш бизнес и четкий контроль ему просто необходим!
Чтобы Вас не напугать
Я же совсем не случайно выше в тексте применял термин: «Горизонтальная плоскость». Вы можете строить свой бизнес без потери контроля еще и в вертикальном направлении. Там где то ниже будет располагаться отдел продаж, а еще ниже скажем складской комплекс… Там Вы тоже делегируете полномочия, но не перегружайте себя. Просто делегируйте правильно. Учитесь этому исходя из потребностей именно Вашего бизнеса.
Базовые моменты. Как конкретно передать
- Все определяется не количеством сотрудников а а количеством связей. Связи растут гораздо быстрее количества сотрудников которым делегированы полномочия.
- Если подчиненных у Руководителя 3, то количество связей 18. Если подчиненных 4, то количество связей уже 44. Если подчиненных 5, то количество связей 100. Это простой пример с рекомендациями — не выстраивайте в одной горизонтальной плоскости более пяти человек своих подчиненных руководителей.
- Делегируйте задачи правильно. Ни одна задача не должна возвращаться к Собственнику бизнеса неисполненной. Хотя возвраты могут быть. Лиш бы это не стало правилом. Возможно я сейчас повторю то, что говорил в статье «Делегировать», но .. Вместе с задачей лучше передать лист бумаги на котором точно указаны пять критериев:
- Как должна выглядеть принятая работа — буквально три строки конкретики.
- Укажите границы до какой черты сотрудник сам выполняет работу и после какой черты он обязательно должен советоваться с Вами. Границу определите неординарным случаем, суммой или срывом сроков.
- Пропишите доступы, суммы расходов (деньги), ресурс-исполнителей. И с кем советоваться если Собственник недоступен.
- Сроки сдачи и пару контрольных точек. При нарушении которых исполнитель сам уже бьет тревогу.
- Что произойдет если сделать плохо. Неизбежность наказания работает лучше всяких напоминаний.
Эти пять пунктов желательно уложить в один разворот листа. Исполнитель хранит этот лист у себя на столе (под стеклом). Это всегда перед глазами, постоянно напоминает о Ваших договоренностях.
Задачи которые Собственник всегда оставляет себе
Существуют задачи, которые со временем Собственник тоже пытается передать вниз. Но это скорей ошибка чем правильное решение! Ниже приводим список задач, которые передавать не рекомендуется:
- Выбор рынка и продукта.
- Кадровые назначения сотрудников на ключевые позиции. Просто потому, что назначенный Вами сотрудник играет только по Вашим правилам.
- Распределение больших денег которые выходят за операционный лимит.
- Правила игры в Вашей компании. От увольнения до премии — все это решать только Вам лично.
Все остальное может уходить вниз. Хотя в особенных случаях Собственник может себе оставить только пункт первый и пункт четвертый. В целом это делается для того чтобы рабочий день Собственника не являлся потолком выручки его компании.
Обратное делегирование
И все же важно понимать, что всегда найдется из ряда вон выходящий случай когда сотрудник произносит (или пишет) Вам фразу: «Не знаю что мне в этой ситуации делать». Обычно при этом исполнитель еще и возвращает Собственнику задачу (Обратное делегирование решения). Собственник обязательно отвечает, но ответ звучит приблизительно так: «Какие сам видишь варианты решения? И какой из них выбрал бы ты сам?». Именно такая практика, как показывает опыт, легко приживается в бизнесе. Часть подобных вопросов снимается самим же исполнителем на этапе еще до подачи вопроса. Просто потому, что искать правильный выход из ситуации все равно приходится самому же исполнителю!
